Pospravljanje in urejanje papirjev je najmanj privlačen del organizacije doma, zato mnogi s tem odlašajo. Proces organizacije papirjev je lahko pravzaprav zelo preprost. V osnovi moramo upoštevati le 7 korakov.
Pri organizaciji garderobne omare ali kuhinjske shrambe so rezultati lahko hitro opazni. Pri papirjih je drugače. Že sama misel, da moramo vsak papir posebej pregledati, nam lahko vzame vso motivacijo, da bi sploh začeli. A dobra organizacija papirjev je še kako pomembna. Povprečen dom lahko vsebuje več kot 50 vrst različnih dokumentov, zato je pomembno, da prostor in čas namenimo le tistim, ki bi jih v prihodnje lahko zares potrebovali.
Proces organizacije papirjev, čeprav na prvi pogled zastrašujoč, je lahko pravzaprav zelo preprost. V osnovi moramo upoštevati le 7 korakov.
1. Vse papirje zberemo na enem mestu
V prvem koraku zberemo vse papirje in dokumente, ki jih želimo pregledati in urediti, na enem mestu. Tako bomo imeli popoln pregled nad vso papirologijo v našem domu in ničesar ne bomo spregledali.
2. Papirje razvrstimo v kategorije (in podkategorije)
Ko zberemo vse papirje na enem mestu, določimo kategorije, v katere jih bomo razvrstili. Papirje v gospodinjstvu običajno delimo na finančno, zdravstveno, lastniško, družinsko in pravno dokumentacijo, zato tudi kategorije najlažje oblikujemo po tem kopitu. Vsekakor pa lahko dodamo še kakšno po lastnem izboru (npr. kategorija za domače ljubljenčke).
PREBERITE TUDI: Pametno organizirajte shrambo in nikoli več ne zavrzite nobene hrane
Osnovne kategorije lahko razdelimo tudi v podkategorije, če je to smiselno. Med finančno uvrščamo tako bančno kot davčno dokumentacijo, zato je smotrno, da vsaki določimo podkategorijo.
3. Odstranimo papirje, ki jih več ne potrebujemo
Medtem ko papirje razvrščamo po omenjenih kategorijah in podkategorijah, sproti odstranjujemo tudi tiste, ki nam več ne služijo (pretečene garancije, več let stare položnice in vse kar več ne potrebujemo). Če papirji vsebujejo občutljive podatke, poskrbimo za njihov razrez.
4. Izberemo primerne organizatorje
Po razvrščanju in odstranjevanju papirjev izberemo primerne organizatorje. Najbolj razširjeni in priročni pripomočki za organizacijo papirjev so registratorji, ki zagotavljajo pregledno shranjevanje vsebine. V kombinaciji s pregradnimi kartoni in vložnimi mapami tvorijo učinkovit sistem shranjevanja.
5. Papirje shranjujemo kronološko
Ko posamičnim kategorijam določimo registrator, s pregradnimi kartoni ustvarimo mesto za podkategorije. V vsako podkategorijo nato pospravimo papirje po časovnem zaporedju. V ospredju shranjujemo papirje in dokumentacijo z najnovejšim, v ozadju pa tiste z najstarejšim rokom.
6. Označimo organizatorje
Registratorje označimo z imeni kategorij in podkategorij. Tako bomo v prihodnje lažje in hitreje poiskali želene dokumente in podatke, sistem shranjevanja pa bo razumljiv in v pomoč tudi drugim članom gospodinjstva.
7. Skrbimo za red
Ko vzpostavimo dober sistem shranjevanja papirjev, želimo red vzdrževati tudi naprej. Vsaj 1x mesečno razvrstimo in pospravimo na novo prispele papirje, 1x letno pa dobro pregledamo vsebino registratorjev in odstranimo tiste papirje, ki jih več ne potrebujemo.
Organizacija papirjev v digitalni dobi
Dandanes veliko dokumentacije prejmemo tudi v digitalni obliki. Digitalizacija je pravzaprav odlična rešitev za zmanjševanje fizičnega nereda. Pri organizaciji digitalnih dokumentov lahko uporabimo enak pristop, kot pri tistih v tiskani obliki. Edini korak, ki ga moramo še dodati, je ustvarjanje varnostnih kopij.
PREBERITE TUDI: Kako pravilno shranjevati kavo, da bo ohranila aromo in okus?
O AVTORICI ČLANKA
Avtorica članka Tadeja se profesionalno ukvarja z organizacijo prostora in strankam pomaga pri ureditvi doma. Več o njenem delu lahko nadete na njeni spletni strani TUKAJ.